Endlich weniger Papier: Gleichbehandlung elektronischer Rechnungen

Geschrieben von K. Kopp am . Gepostet in Digital.

Seit Anfang des Monats gelten sie, die neuen Vorschriften zur Gleichbehandlung elektronischer Rechnungen mit Papierrechnungen. Nun erläutert das Bundesfinanzministeriums in einem kompakten Schreiben vom 02.07.2012 die Neuregelungen durch das Steuervereinfachungsgesetz 2012.

Eine elektronische Rechnung ist nach der neuen Vorschrift (ยง 14 Absatz 1 Satz 8 UStG n. F.) eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Damit entfällt der bisher erforderliche Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Rechnung, der durch qualifizierte Signatur oder durch elektronischen Datenaustausch erbracht werden konnte.

Deshalb steht dem Verschicken und Empfangen von elektronischen Rechnungen nur noch eine Kleinigkeit entgegen, denn jetzt ist jeder selbst dafür verantwortlich, durch ein geeignetes betriebliches Kontrollsystem die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Dies können alle innerbetrieblichen Kontrollverfahren sein, die verlässlich Rechnungen mit Zahlungsverpflichtungen abgleichen (richtige Leistung? Richtiger Vertragspartner? Rechnungshöhe? Richtiger Zahlungsempfänger?).

Die Wahl eines geeigneten Verfahrens ist frei, solange es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der ihr zugrundeliegenden Leistung hergestellt werden kann. Dies kann durch Software erfolgen, aber auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen Geschäftsunterlagen. Die qualifizierte elektronische Signatur und der elektronische Datenaustausch sind deshalb folgerichtig nach den neuen Rechtslage nur noch Beispiele für Technologien, derer sich der Steuerpflichtige dazu bedienen kann.

Zu unterschätzen ist die Verpflichtung durch das neue Gesetz trotzdem nicht: Zwar werden keine technischen Verfahren mehr vorgegeben, die im elektronischen Rechnungsverkehr verwendet müssen. Ein funktionierendes innerbetriebliches Kontrollverfahren ist aber nach wie vor Voraussetzung für den Anspruch auf Vorsteuerabzug, das gegebenenfalls von dem steuerpflichtigen Unternehmen nachzuweisen ist. Eine Dokumentation darüber empfiehlt sich also.

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