Firmenpost – Wie lange muss ich das eigentlich aufheben?

Geschrieben von K. Kopp am . Gepostet in Digital.

 

Von Juristen wird immer erwartet, dass sie auf ausnahmslos alle Fragen, die sich so im Laufe eines Tages in rechtlicher Hinsicht ergeben, kompetent und wie aus der Pistole geschossen Antwort geben können. Manchmal steht man dann ziemlich blöd da, kann sich aber wenigstens in irgendwelchen Spekulationen ergießen, die man in wohlfeile Konjunktive packt. Letzthin war das aber anders, als ein befreundeter Freiberufler fragte: „Sag mal, wie lange muss ich eigentlich den ganzen Kram aufheben, Rechnungen, Angebote, Kontoauszüge, Preislisten, Bestellscheine, Lieferscheine, Bestätigungsschreiben, Verträge, Rücktrittserklärungen, Quittungen, Mahnungen und was weiß ich noch alles?? Gibt es Unterschiede zwischen Papier und E-Mails?“.

Nähern wir uns der Sache mal an: Archivierung und Aufbewahrung ist lästig, das war schon deutlich herauszuhören aus der Art der Fragestellung. „Keine Buchung ohne Beleg“ – lautet das Hauptgebot des Buchhalters. Und in der Übergangsphase mischen sich auch noch Papierunterlagen mit elektronischen – wer soll da noch Ordnung halten? Grundsätzlich gilt: Unternehmen müssen elektronische Buchungsbelege nicht akzeptieren, es besteht ein Anspruch auf Rechnungsstellung in Papierform. Lediglich nach Zustimmung des belieferten Unternehmens ist der Versand elektronischer Rechnungen zulässig. Die Zustimmung kann sich in diesem Zusammenhang auch durch stillschweigend geduldete Praxis ergeben.

Wie auch immer Belege ins Unternehmen gelangen, ob per Post, Fax oder elektronisch, das Gesetz verlangt im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Unternehmen, dass alle steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren sind, wobei geordnet in diesem Zusammenhang bedeutet, dass ein Prüfungsbeamter sich wohlfühlen sollte, wenn er zur Prüfung erscheint..

Im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen gilt folgendes: Archiviert werden müssen unabhängig von ihrer Erscheinungsform (Postbrief, Fax, E-Mail,…) alle Schreiben, die Handelsbriefe (§ 257 HGB), Geschäftsbriefe (§ 147 AO) oder Rechnungen (§ 14b UStG) sind. Dies gilt für den Posteingang ebenso wie für den Postausgang. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 257 Abs. 4, HGB; § 147 Abs. 3 AO), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB; § 147 Abs. 4 AO), bzw. bis zum Ende einer laufenden Steuerprüfung. Rechnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs.1 UStG).

Und was muss nun aufbewahrt werden? Im Prinzip alles, könnte man sagen, denn der Begriff des Handels- und Geschäftsbriefs ist weit.

Handelsbriefe definiert das Gesetz als Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB), erfasst werden aber auch die modernen schriftlichen Kommunikationsformen wie Faxe und E-Mails (§ 238 Abs. 2 HGB). Zu den Handelsgeschäften gehören alle Geschäfte, die dem Interesse des Unternehmens, der Substanzerhaltung oder der Gewinnerzielung dienen sollen. Es genügt also bei weitem nicht, das Ergebnis des Geschäftsvorgangs in Form der Rechnung in der betriebswirtschaftlichen Software aufzubewahren.

Das Steuerrecht verwendet den Begriff der Geschäftsbriefe (§ 147 Abs.1 AO). Dieser umfasst über Handelsbriefe hinaus alle in irgendeiner Weise schriftlich fixierten Mitteilungen eines Unternehmers über geschäftliche Angelegenheiten an Dritte außerhalb des Unternehmens, so z.B. andere Unternehmen, Geschäftspartner und Behörden. Eine bestehende Geschäftsbeziehung ist dabei nicht erforderlich. Als Geschäftsbriefe aufzubewahren sind daher auch Preislisten, Auftragsformulare, Lieferscheine, Frachtbriefe, Kostenvoranschläge, Bestätigungsschreiben, Verträge, Rücktrittserklärungen, Rechnungen, Quittungen und Mahnungen. Nicht aufbewahrt werden müssen hingegen nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtete Mitteilungen. Auch an Mitarbeiter gerichtete Schreiben müssen aufbewahrt werden, wenn ein Mitarbeiter als Vertragspartner betroffen ist, etwa in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten.

Eine Besonderheit ergibt sich für das „wie“ des Archivierens und Aufbewahrens elektronischer Rechnungen. Unabhängig davon, dass diese zu ihrer Wirksamkeit der elektronischen Signatur bedürfen, dient diese ebenso der Finanzverwaltung als Nachweis für die Authentizität des Belegausstellers sowie des Beleges selbst. Dies hat Auswirkungen auf die Aufbewahrung, denn der Originalzustand des übermittelten und gegebenenfalls noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Daher sind auch die Dokumentation der Signaturprüfung, der Signaturprüfschlüssel und das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufzubewahren. Außerdem sind bei Einsatz von Kryptografietechniken darüber hinaus die verschlüsselte und entschlüsselte Rechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Rechnung aufzubewahren.

Die Frage des „wo“ der Aufbewahrung zu klären, bietet sich ein eigenständiger Beitrag an. Die Sache wird nämlich dann ungleich komplizierter, wenn die Aufbewahrung in der Wolke stattfinden soll – „Cloud Archiving“ hat man sich das zu nennen wohl entschlossen.

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